广州中医药大学第一附属医院历史住院病案异地存储项目招标公告（2025.5.12挂网） (1).doc (91 KB)

采购单位：广州中医药大学第一附属医院

项目名称：历史住院病案异地存储项目

一、项目概况：广州中医药大学第一附属医院建院至今的住院病案，约为83万份病案（以实际存储数量为准），存储期限为2年（自全部搬迁结束之日起提供二年服务）。包含的服务内容：需存储住院病案的整理、检查核对、筛选、装箱封箱、运输搬运、存管、常规调阅等服务，并包含专业服务管理软件的安装、调试、培训、维护等服务。

二、投标单价最高限价： 0.19元/份/年（人民币）。

三、资金性质：财政性资金 (非预算指标资金)。

四、项目需求书：

1、技术规格和配置要求:

（1）住院病案异地存储服务技术要求

1）具有专业的服务管理软件，提供住院病案的原件索引服务，原件示踪查询系统的安装与维护服务，软件能够根据医院的实际需求做个性化调整。

2）为每份病案建立与病案首页一致的索引，方便快速查找病案流动轨迹以及存储位置等。

3）日志管理：对每份病案的流动轨迹，包括定位、查询、借阅等要有详记录，包括：查询时间、查询人员、查询病案号等信息，确保每份病案的全流程监控。

4）如果产生有关服务管理软件与医院现有应用系统的接口（如HIS系统，院内病案示踪系统等），保证系统间准确衔接，实现数据共享，所有接口费用等综合服务由中标人负责。

5）能够根据医院管理要求，具备加密病案影像按需快速回传系统。

6）招标人拥有对投标服务及产品的自主修改权，不接受不能定制修改的产品。

7）所投的专业服务管理软件的技术规格需与招标文件要求描述基本一致，不能达成基本一致的需具有可比性。

8）技术软件设计要求

a、采用信息化模式提供院方完整的病案服务管理软件。本招标文件中技术要求没有涉及的先进技术、方法，投标人可自行补充，并在投标文件中介绍说明。

b、服务管理软件需符合国际、国家和行业标准，符合广州市卫生行政主管部门等相关管理规范。

2、住院病案外包托管服务管理要求

（1）整体服务要求：

病案从医院到存储仓库以及今后医院从存储仓库调阅所病案的的整个过程中保证病案的完整性，不得遗漏病案资料，不得丢失、泄密、破坏、污损。并提供病案托管、备份、按需回调的详细操作方案。

（2）病案原件交接、整理要求

a、病案装箱整理：将病案原件按原序号顺序转存至标准档案存储箱，按招标人实际需求完成病案的调整、插入等整理任务。下架及移库所需采用标准档案周转箱完成，所需人力由投标人提供。

b、病案登记清点：向医院病案室接收纸质病案过程需逐本清点，完整填写病案范围及缺失病案号，依据病案首页数据库主索引内容对原始病案进行实物清点比对，建立与档案箱的条码关联。并提供清点数据电子报表及书面报表。

c、纸张页面维护：索引过程中及时修补破损纸张页面，并尽可能复原病案原貌。

d、病案箱单粘贴：粘贴当前箱内病案范围及缺失记录，标注领取及周转信息。

e、索引流程要求：具备病案首页数据接口能力，按多次出入院实际情况对原件进行物流索引。

f、整理工作要求：具备采用逻辑约束等作业方式降低人为错误的发生的能力。

3、转运服务要求：住院病案装箱后的装车运输及卸货、上架由投标人负责。

4、仓储库房要求

投标人需提供安全可靠、地理位置优越、符合档案管理标准的档案存储库房。存储仓库必须符合国家档案局有关档案保管、国家卫计委有关病案管理规定以及当地政府有关规定标准，如未达到纸质病案存放要求须无条件进行整改。

（1）托管仓库需自有物业或有房屋租赁合同（提供有效的房产证或固定场地租赁合同复印件加盖公章，原件备查）。面积不少于5000平方米。

（2）防火管理：仓库建设严格遵循国家《仓库防火安全管理规则》，通过消防部门的验收。具备与当地消防公安部门的消控联网系统。定期组织员工学习消防法规和各项规章制度。毎半年进行一次消防演练，并结合实际不断完善预案。消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状況，保持设施整洁、卫生、完好。

（3）防丢失管理：病案存放的楼层有监控。监控摄像头全面无死角分布，24小时全时监控。招标人可以随时远程查看托管的病案的情况。病案仓库24小时有专人巡逻值守。能够按时按需对院方的原件调阅需求做出快速响应，实现原件的安全送达及交接。调取输送的病案由专人送达并做好交接手续。病案丟失或损坏需给招标人进行经济赔偿和承担相应的法律责任。

（4）防虫管理：病案入库前要清洁，对可能感染害虫的病案进行彻底的消毒处理。库房门窗严密，放置杀虫剂，防止害虫的生长和繁殖；禁止放置食物，每月例行检查一次，一旦发现虫害，须及时处理。

（5）防潮管理：库房温度保持在16-25℃之间，相对湿度保持在45-60％之间，霉雨天气注意关门窗，注意防潮抽湿。湿式清洁地面后及时用风扇吹干。

（6）防尘管理：搞好库房环境，病案入库前先吸尘，使用吸尘器，每月一次吸除病历表面灰尘。每天一次打扫卫生，经常清理库房门窗、病案架及地面、墙壁，保持库房的清洁。

（7）防鼠管理：注意防鼠害，做好防鼠措施，不得在库房置放食物，库房工作人员须定期巡査，一发现鼠害，须及时处理。

（8）防光：窗帘用深色防太阳光直射。

（9）防微生物管理：减少库房污染，合理通风；保持库房墙壁、天花、地板、架子的干净，放置有效的防霉剂。

（10）托管的病案信息必须保密，不得泄露任何病案及其患者所有信息。

5、其他要求

（1）投标人根据招标人的具体需求对仓储管理及后续服务（如移出销毁、后续仓储等服务）提供客户化、个性化服务，以满足招标人的实际需求。

（2）对服务的保密范围要求：投标人须以协议的方式承诺在实施和维护过程中，任何涉及医院的病案信息，包括但不限于医院数据、医院特有的需求等，未经招标人书面同意，不得对任何第三方展示、举例乃至销售，否则投标人将承担由此而产生的一切后果。

（3）对知识产权的要求：投标人承诺全部承担今后凡因本项目相关部件知识产权方而可能产生的任何问题、纠纷乃至赔偿等。

（4）本文件内所涉及软件不限用户数、不限终端数，不存在软件额外收费。

（5）所有存储病案资料的所有权归属招标人，在双方合作结束时必须完整移交。

（6）中标人定期将仓储状态报表数据发至招标人，供招标人审核。招标人有权不定期派人对中标人的管理工作进行监察。

（7）各级行政主管部门对招标人提出的功能调整等要求，投标人需无条件终身免费及时完成。

6、总体要求

（1）投标人需有固定的售后服团队，方便及时提供售后服务。

（2）投标人需本着认真负责态度，组织技术队伍，认真做好项目的实施工作。提出具体实施、服务、维护以及今后服务的措施计划和承诺。

（3）投标人在近三年内的经营及相关活动中无不良记录。（一经发现即取消投标和中标资格）。

7、项目的准备、实施：

（1）投标人负责清点病案箱号、病案箱所属号段、病案箱数。招标人负责核对，记录单需双方确认签字盖章，记录单双方各执一份。

（2）装车运输及卸货由投标人负责，由投标人专人全程跟进。投标人必须保证运输时病案不丢失不损坏。

（3）纸箱、装箱、运输费用由投标人负责（已装箱但破损的纸箱由中标人免费更换，包括纸箱及人工，需提供承诺函加盖公章）。

（4）实施工期：合同签订之日起1个月项目实施完毕。按照院方需求完成合并、装箱、首页数据索引交接入库。

（5）实施地点：我院指定储存地点(现存仓库或本院)至中标人病案存储仓库。现存仓库地址：广州市南沙区(合计约83万份)，本院地址：广州市白云区机场路16号（数量呈动态增长，按实际存放数计算）。

8、验收流程

所有服务、系统正式投入运行后根据相关规定流程验收及服务质量验收。招标人就服务的安全性、完整性、易用性、适用性等进行评测，所有验收和评测的费用包含在投标总价内。

9、售后服务

（1）若招标人需要病案原件，投标人负责在48小时或以内安全送达，人及交通费等有关费用由投标人负责。

（2）若招标人需要电子版，投标人需要在24小时内提供，费用由投标人负责。

（3）投标人仓库未符合纸质病案存放要求须无条件进行整改。

10、承包及结算方式：

综合单价包干，包住院病案的整理、检查核对、筛选、装箱封箱、运输搬运、存管、常规调阅、撤场、下架、销毁等服务费用；包括专业服务管理软件的安装、调试、培训、维护等服务费用；包括验收和测评费、保险费、综合管理费、技术资料费、风险费、利润、各种税费、政策性文件规定费用等一切费用。异地存储中产生的其他费用如病案搬运、文件箱及相关耗材、现场清点、装箱封箱、病案调取等服务以及相应的人工费用等，必须计入投标价格。按实际发生数量×中标综合单价结算。在服务期内对于新增的病案追加存储的，价格不得高于中标单价并按医院的相关规定执行，新增病案的搬运储存时点由招标人的需求为准。

11、付款方式：

维保服务费分二期支付。合同签署生效及中标人提供等额发票后3个月内，招标人支付第一年维护服务费给中标人；第二年服务结束3个月内，在中标人正常履行维保服务的情况下，招标人支付第二年维护服务费给中标人。

12、根据实际情况，在投标文件中提供项目的具体实施方案。

13.开标会只允许各投标单位安排一名投标人员参加，且该人员必须与投标报名登记表登记的人员一致，若临时更换投标人员需提前与招标采购中心工作人员联系。

14.投标文件要求：6份（1正5副），开标前需密封，每份文件均需按序页码。双面打印。

15.项目需求书条款响应情况：投标人必须对项目需求书的内容逐条响应。“★”号的条款为关键条款，必须实质性响应，负偏离（不满足要求）将导致投标无效（若有）；带“▲”号条款为重点条款，不作为无效投标条款（若有）。

16.述标、答辩：

（1）述标部分：述标时间不超过3分钟。述标着重介绍对项目的理解，特别是关键技术层面，述标无需使用PPT。

（2）答辩部分：述标之后，由评审小组提问，投标人如实作答。

17.投标人应完整、真实、准确的填写招标文件中规定的所有内容，对投标文件所提供的全部资料的真实性承担法律责任，并无条件接受招标采购单位及监督管理部门等对其中任何资料及招标采购单位或监督管理部门认为有必要的资料进行核实的要求。

五、投标人资格

1．投标人必须是在中华人民共和国注册的独立法人，具有有效的营业执照。

2．营业执照有相关的营业范围。

3．本项目不接受联合体投标，不得转包、分包、外包投标标的主体。

六、评标办法：综合评标法

七、报名时间及地点

1．报名时间：2025年 5 月 12 日9:00至2025年 5 月 16 日17:00；

2．报名方式：本项目只接受电子报名，报名邮箱为：914093134@qq.com。请各投标人将报名需要提交资料加盖公章后扫描，将扫描件发至报名邮箱，邮件名称：项目名称+单位名称；

3．报名需提交资料（需加盖公章）

（1）有效的营业执照复印件（如非“三证合一”证照，同时提供税务登记证及组织机构代码证副本复印件）。投标人在经营范围内投标，如营业执照未记载经营范围，同时提供在全国企业信用信息公示系统查询的单位“登记信息”的打印页面并盖章）；

（2）企业法人代表证明书、具有法人签名或盖章的被委托人有效授权书（详见附件）；

（3）投标报名登记表（详见附件）；

4．报名所需的资料原件请于开标日当天交至招标人质控科病案室工作人员处。报名是否成功，以邮件回复为准。

5．报名成功本项目的投标人，若决定不参与投标，请于 5 月 16 日下午17：00前电话或邮件通知招标人。

八、开标时间及地点

1．开标时间：2025年 5 月 22日上午 9:00

2．开标地点：广州中医药大学第一附属医院行政楼102室

3．投标人员应为报名登记表上登记的负责投标的人员，该人员凭身份证进入开标地点。

九、本招标文件所涉及的时间一律为北京时间

十、联系人：费老师: 36591857（项目咨询）

十一、咨询时间：上午 8:30-12:00，下午14:30-17:30

广州中医药大学第一附属医院

2025年 5 月 12日